Monitoring należności

Wiele firm biernie czeka aż upłynie czas zapłacenia za fakturę i dopiero po kilku dniach od jej przeterminowania zaczyna wysyłać powiadomienia o tym, że minął czas płatności za fakturę. Gdyby jednak w monitorowaniu pojawiła się regularność to firmy mogłyby liczyć na bardziej terminowe wpłaty od tych, którzy są im zobowiązani. Jaki powinien być schemat monitoringu należności? Po wysłaniu faktury należy odczekać mniej więcej tydzień i zadzwonić do firmy, do której wysłaliśmy ową fakturę by zapytać się czy dotarła na miejsce i czy jest dobrze wypełniona. Ważną czynnością jest spisanie nazwiska osoby z którą rozmawiamy i daty dnia, w którym odbyła się rozmowa by ewentualnie się się powołać w przypadku nieścisłości. Kolejny telefon powinno się wykonać na tydzień (niektórzy twierdzą, że na 2-3 dni) przed upłynięciem terminu płatności faktury. Następny telefon należy wykonać gdy 2-3 dni po upłynięciu terminu płatności faktury. W tej rozmowie mówimy, że nie odnotowaliśmy jeszcze należności za daną fakturę. Nie wykazujemy jednak złej woli w kierunku kontrahenta - przecież zależy nam na kliencie, którego tak ciężko było nam zdobyć! Ktoś mógłby powiedzieć, że zaproponowaną tutaj metodę monitorowania długu można określić jednym słowem - nachalność. Niestety czasem trzeba być nachalnym zwłaszcza, gdy chodzi tu o naszą płynność finansową. Należy też być sceptycznym wobec wymówek, które usłyszymy. Część z nich faktycznie wynika z problemów innych firm, ale wiele z nich to zagrywki mające na celu sztuczne wydłużenie terminu płatności.